Neyi Kime Raporlamalıyım?
Kısa ve Öz
Unutmayın, faaliyet raporlarınızı okuyacak kişilerin zamanı kısıtlı olacak. Okuyanın mesajınızı ve hedeflerinizi doğru anlaması önem taşır. Bunu başarabilmek için yeterince kısa, anlaşılabilecek kadar sade, okunabilecek kadar heyecanlı olmanız gerekir. Rapora bilgi yığmak işi zorlaştıracak, bilgiyi tutmak raporu kısırlaştıracaktır. Mesajınızı yalın ve sade bir dille vermeye özen gösterin. Görsel unsurlar da içeriğin bir parçasıdır. Fotoğraf ya da grafiklerin vermek istediğiniz mesaja katkısını sorgulamak gerekir.
Şeffaflık
Hissedarlar her zaman doğruları ister. Gelecek yatırımları ve geçmiş başarılarınızı anlatırken bunu olgularla, örneklerle ve rakamlarla destekleyebilirsiniz. Başarılı bir stratejiniz olduğunu anlatmak için gerekirse ek materyal, rakam ve mesajlara yer verebilirsiniz. Kafalardaki soruları yanıtlayamazsanız yatırımcı kendi doğrularını yaratır.
Çevre ve Sorumluluk
Faaliyet raporu, mesajınızı ve misyonunuzu hissedarlarınıza en iyi anlatabileceğiniz iletişim aracıdır. Bu aracı etkin kullanmalı, şirketinizin çevreye ve topluma olan sorumluluğuna ve bu doğrultudaki taahhütlerine geniş yer ayırmalısınız. Basılı rapor için kullanılan materyallerin de çevreyle dost olmasına dikkat etmek gerekiyor.
Mesajda Tutarlılık
Temel amacınız iş ve yatırım dünyasında şirketinize duyulan güveni sağlamlaştırmak ise verdiğiniz mesajlara dikkat etmelisiniz. Unutmayın güvenilir olabilmek için verdiğiniz mesaj ile yaptıklarınız örtüşmeli ve tutarlı olmalıdır.
Bir ürünü ne kadar iyi tasarlarsanız tasarlayın eğer içeriği işe yaramazsa kendisi de işe yaramayacaktır. Aynı şekilde içeriği ne kadar iyi olursa olsun kimsenin dikkatini çekmediği sürece o içerik de etkisizdir. İyi bir faaliyet raporu bu iki nokta arasında dengeyi sağlamalıdır.
Faaliyet raporları öncelikli olarak web sitelerinde yer almalıdır. Baskılı raporlarda QR kodlarla interaktif uygulamalara yönlendirme de çok sık kullanılan bir yöntem olarak karşımıza çıkmaktadır. Basılı raporların yatırımcılara, ilgili sektördeki şirketlere, düzenleyici kurullara ve tüm paydaşlara dağıtılması şirketin iletişim faaliyetleri açısından da bir gerekliliktir. Potansiyel yatırımcıların bulunduğu uluslararası kuruluşlara ve yatırımcı derneklerine de raporun birer örneğini göndermek etkili olabilir.
Farklı formatlarda hedef kitleye yönelik raporlama da yurt dışında fazlasıyla kullanılmaktadır. Yasal zorunluluklardan oluşan raporlar sadece ilgili otoritelere sunulmak üzere dar kapsamlı olarak hazırlanırken, pazarlama faaliyetlerini de içine alan raporlar çok daha özel bir kitleye hitap edecek içerik ile hazırlanabilmektedir. Teknoloji şirketleri hedef kitlelerini de göz önüne alarak raporlarını internet ortamında daha kullanışlı kılarken geleneksel şirketler basılı raporlar ile daha kurumsal bir hedef kitleye yönelebilmektedirler.
Tüm bu detaylarla birlikte her şirketin faaliyet raporu, özü itibarıyla mevcut ve potansiyel yatırımcılara, iş ortaklarına, genel kurula, yönetim kuruluna, sektör temsilcilerine, yasal kurumlara, sektörel derneklere ve paydaş tanımlaması içine giren herkese hitap edecek şekilde hazırlanmalıdır.
