Faaliyet Raporlarında neler raporlanmalı?
Her yıl Faaliyet Raporu hazırlama sezonu gelip kapıyı çaldığında “acaba rakipler ne yapmış, türdaşlar neler yayınlamış, hangi firma kendini nasıl ifade etmiş” diye araştırma yapılır. Peki firmalar, Faaliyet Raporlarında nelere raporlamalılar?
Kısa ve Öz Olun
Unutmayın, faaliyet raporlarınızı okuyacak kişilerin zamanı kısıtlı olacak. Okuyanın mesajınızı ve hedeflerinizi doğru anlaması önem taşır. Bunu başarabilmek için yeterince kısa, anlaşılabilecek kadar sade, okunabilecek kadar heyecanlı olmanız gerekir. Rapora bilgi yığmak işi zorlaştıracak, bilgiyi tutmak raporu kısırlaştıracaktır. Mesajınızı yalın ve sade bir dille vermeye özen gösterin. Görsel unsurlar da içeriğin bir parçasıdır. Fotoğraf ya da grafiklerin vermek istediğiniz mesaja katkısını sorgulayın.
Şeffaf Olun!
Hissedarlar her zaman doğruları ister. Gelecek yatırımları ve geçmiş başarılarınızı anlatırken bunu olgularla, örneklerle ve rakamlarla destekleyin. Başarılı bir stratejiniz olduğunu anlatmak için gerekirse ek materyal, rakam ve mesajlara yer verin. Kafalardaki soruları yanıtlayamazsanız yatırımcı kendi doğrularını yaratır.
Çevreyi ve Sorumluluğunuzu Unutmayın!
Faaliyet raporu, mesajınızı ve misyonunuzu hissedarlarınıza en iyi anlatabileceğiniz iletişim aracıdır. Bu aracı etkin kullanmalı, şirketinizin çevreye ve topluma olan sorumluluğuna ve bu doğrultudaki taahhütlerine geniş yer ayırmalısınız. Basılı rapor için kullanılan materyallerin de çevreyle dost olmasına dikkat edin.
Mesajınızda Tutarlı Olun!
Temel amacınız iş ve yatırım dünyasında şirketinize duyulan güveni sağlamlaştırmak ise verdiğiniz mesajlara dikkat edin. Unutmayın güvenilir olabilmek için verdiğiniz mesaj ile yaptıklarınız örtüşmeli ve tutarlı olmalıdır.
Bir ürünü ne kadar iyi tasarlarsanız tasarlayın eğer içeriği işe yaramazsa kendisi de işe yaramayacaktır. Aynı şekilde içeriği ne kadar iyi olursa olsun kimsenin dikkatini çekmediği sürece o içerik de etkisizdir. İyi bir faaliyet raporu bu iki nokta arasında dengeyi sağlamalıdır.
